Si vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles, sachez que votre employeur peut vous indemniser. Comment se passe le remboursement des frais kilométriques par votre employeur ? Guichet Carte Grise fait le point avec vous.
Quels sont les frais kilométriques remboursés par l’employeur ?
Les frais kilométriques font partie des frais de déplacement, et plus largement des frais professionnels. Ils désignent tous les frais avancés lorsque vous êtes amené à utiliser votre véhicule personnel pendant un déplacement professionnel.
Les frais kilométriques regroupent :
- Le carburant,
- Les dépenses relatives à l’entretien et à la réparation telles que le nettoyage, les changements de pneus,
- La dépréciation de la voiture,
- L’assurance auto,
- L’achat de protections telles que des casques pour les deux-roues.
Il faut cependant noter que les frais kilométriques excluent les frais de stationnement et de péages. Ces derniers peuvent être remboursés au titre des frais de déplacement et font l’objet de notes de frais séparés.
Les conditions pour se faire rembourser les frais kilométriques
Dès lors qu’un salarié est contraint d’utiliser sa voiture personnelle pour ses fonctions au sein de l’entreprise, l’employeur est tenu de l’indemniser.
La prise en charge des frais kilométriques doit répondre à plusieurs conditions :
- L’usage de votre voiture personnelle doit être lié à un déplacement dans le cadre de votre activité professionnelle. Par exemple, il peut s’agir d’un déplacement pour une mission de démarchage commerciale, une livraison d’un produit ou encore vous rendre chez un client.
- Vous devez être propriétaire de la carte grise du véhicule,
- Les trajets doivent être au départ du siège de l’entreprise,
- Vous devez justifier et communiquer à l’entreprise vos frais de déplacement comme la date, les lieux, le nombre de kilomètres parcourus, la raison du déplacement.
Le trajet domicile-travail peut-il être indemnisé par l’employeur ?
En général, le trajet domicile-travail est exclu de l’indemnisation versée par l’employeur. En effet, il n’est pas considéré comme un déplacement professionnel.
Cependant, il existe des exceptions à la règle si :
- Vous travaillez en horaires décalés et que l’usage de votre véhicule personnel est indispensable,
- Vous habitez dans une zone mal desservie par les transports en commun.
La prise en charge totale ou partielle des frais des trajets domicile-travail n’est pas obligatoire pour les employeurs. Elle est possible sur décision de l’employeur ou si elle est prévue par un accord collectif. Si c’est le cas, elle s’applique à l’ensemble des employés.
Bon à savoir : l’employeur a l’obligation de prendre en charge l’abonnement mensuel en transport en commun à hauteur de 50 %.
Comment est calculé le remboursement des frais kilométriques ?
Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur est calculé à partir des barèmes kilométriques établis par l’administration fiscale.
Le calcul des frais s’effectue à partir des justificatifs que vous devez produire.
Les barèmes kilométriques prennent en compte deux éléments : le nombre de kilomètres parcourus et le nombre de chevaux fiscaux.
Barème kilométrique 2024 pour les voitures
Voici le barème des frais kilométriques :
| Puissance administrative (CV) | Distance (d) jusqu’à 5 000 km | Distance (d) entre 5 001 et 20 000 km | Distance (d) > 20 000 km |
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
Si vous possédez une voiture électrique, les frais sont majorés de 20 %.
Barème kilométrique 2024 pour les motos
|
Puissance administrative (CV) |
Distance (d) jusqu’à 3 000 km |
Distance (d) entre 3 001 et 6 000 km |
Distance (d) > 6 000 km |
|
1 ou 2 CV |
d x 0,395 |
(d x 0,099) + 891 |
d x 0,248 |
|
3, 4 ou 5 CV |
d x 0,468 |
(d x 0,082) + 1 158 |
d x 0,275 |
|
plus de 5 CV |
d x 0,606 |
(d x 0,079) + 1 583 |
d x 0,343 |
Barème kilométrique 2024 pour les cyclomoteurs
|
Distance (d) jusqu’à 3 000 km |
Distance (d) entre 3 001 et 6 000 km |
Distance (d) > 6 000 km |
|
d x 0,315 |
(d x 0,079) + 711 |
d x 0,198 |
Vélo et frais kilométriques
Si vous utilisez un vélo pour vos déplacements professionnels, sachez que l’employeur peut également vous indemniser. Un forfait mobilités durables est prévu en ce sens et remplace l’indemnité kilométrique vélo (IKV) depuis mai 2020.
Son paiement est conditionné à l’accord de l’employeur et le montant peut aller jusqu’à 700 €.
Bon à savoir : le forfait mobilités durables est également accordé pour le covoiturage, la trottinette électrique, les vélos électriques ou l’utilisation d’un service de partage de mobilité.
Les avantages de la déduction des frais kilométriques pour l’employeur et le salarié
Le remboursement des frais kilométriques est un avantage pour l’entreprise, puisqu’il n’est pas intégré au résultat imposable de l’entreprise. De plus, il n’est donc pas soumis aux cotisations sociales. L’entreprise peut ainsi déduire ces frais pour diminuer son bénéfice imposable.
Pour les salariés, le remboursement échappe à l’impôt sur le revenu. Vous avez donc le choix entre deux régimes :
- Les frais réels : dans ce cas, vous devez calculer toutes les dépenses occasionnées par votre fonction,
- Le régime forfaitaire : vous pouvez déduire 10 % de votre revenu imposable en tant que frais.
Le choix entre ces deux régimes dépend de votre situation. Si vos frais réels dépassent le montant de la déduction forfaitaire, le régime forfaitaire devient plus intéressant.
Besoin d’aide pour effectuer vos démarches de certificat d’immatriculation ? Guichet Carte Grise est à votre disposition pour vous accompagner en ligne.
